Digitale Bauakte für Bauprojekte

Die moderne Technik ist durch die digitale Bauakte auch im Handwerk angekommen. Zettelwirtschaft, Besprechungen und Anweisungen zwischen Tür und Angel gehören der Vergangenheit an. Stattdessen erlaubt die Digitalakte jedem Bauunternehmen und Handwerksbetrieb die lückenlose, nachvollziehbare Kommunikation und Dokumentation bei Bauprojekten aller Art. Arbeitsaufteilung, Anweisungen bis hin zur alltäglichen Baustellen-Abwicklung sowie Protokollierung lassen sich auf digitalem Wege organisieren und dokumentieren, wodurch Baufirmen sowie Handwerksunternehmen Zeit sparen und sämtliche Arbeitsschritte effizienter gestalten können.

Digitale Bauakte – auch für private Bauherren!

Aber nicht nur für den gewerblichen Bau und für Bauunternehmen ist die elektronische Bauakte (kurz: eBauakte) von Vorteil. Ebenso profitieren private Bauherren davon, wenn der Bauträger die Dokumentation der Baustelle digitalisiert. Im Falle von Unklarheiten, Baumängeln oder gar bei Rechtsstreitigkeiten kann die Digitalakte zur Klärung herangezogen werden. Deshalb sollte bei jedem Bauvorhaben bei der Wahl des Bauunternehmen darauf geachtet werden, dass dieser ein elektronisches Dokumentenmanagement im Rahmen des Bauberichtswesens gewährleistet.

Was ist eine elektronische Bauakte?

Die digitale Bauakte ist nicht zu verwechseln mit Bauakte, die beim Bauamt hinterlegt ist. Es handelt sich um eine elektronisch geführte Akte, welche vom Bauträger angelegt und gemeinsam mit den Gewerken während des gesamten Bauprojektes von Planung bis Bauabschluss gepflegt und anschließend archiviert wird.

Digitale Bauakten basieren auf einer Software, die es ermöglicht, alle Projekte vollständig digital zu dokumentieren. Sie stellt somit eine innovative Ergänzung zur bisher physischen Bauakte in Papierform dar. Sämtliche benötigten Dokumente werden in digitalisierter Form in die elektronische Akte eingepflegt.

Darunter fallen beispielsweise:

• Baupläne
• Aufgabenverteilungen
• Anweisungen an die einzelnen Gewerke
• einzuhaltende Termine einzelner Bauphasen
• Materiallisten
• festgestellte Baumängel

Neue Dokumente sowie Änderungen an Bauplänen lassen sich in die digitale Bauakte einpflegen und benötigte Informationen können von allen Projektbeteiligten auf digitalem Wege eingesehen werden.

Wie funktioniert eine digitale Bauakte?

Die digitale Bauaktenführung erfolgt im Gegensatz zur Papierbauakte dezentral. Alle am Projekt Beteiligten können zu jedem Zeitpunkt und ortsunabhängig Informationen und Unterlagen in die Akte einpflegen. Somit ist bei sorgfältiger Aktenführung die digitale Bauakte immer auf aktuellem Informationsstand.

Am Bauprojekt Beteiligte können sein:

• Architekt
• Bauunternehmen
• Bauherr
• Bauplaner
• Bauüberwacher

sowie ausführende Baufirmen der unterschiedlichen Gewerke.

Im Rahmen der digitalen Aktenführung erhalten die Beteiligten je nach Bedarf individuelle Rechte, um die Akte einzusehen, zu bearbeiten und Daten einzuspeisen. Möglich ist also der vollständige Zugriff auf die Gesamtakte sowie der eingeschränkte Zugriff einzelner Beteiligter auf Teilakten. Jeder bekommt in seinem Zugriffsbereich nur das zu sehen, was für den eigenen Aufgabenbereich erforderlich ist.

So kann das Bauunternehmen beispielsweise für folgende Gewerke eigene Bereiche in der Akte anlegen:

• Elektro
• Dachdecker
• Zimmerei
• Gerüstbau
• Fensterbauer
• Stuckateur, Verputzer, Maler
• Garten-Landschaftsbau
• Bodenleger

Die Handwerker der verschiedenen Gewerke beziehen aus der digitalen Bauakte konkrete Anweisungen für den Hausbau. Pläne und werden zeitnah über etwaige Änderungen, Mängel oder verschobene Termine in Kenntnis gebracht.

Zudem nutzen die Handwerksbetriebe die Digitalakte, um verwendete Materialien direkt auf der Baustelle in eine Materialverbrauchsliste einzutragen. Der Bauüberwacher kann festgestellte Baumängel unmittelbar durch ein Mängelerfassung-Formular in die Akte einpflegen. Beseitigte Mängel lassen sich ebenfalls digital in einer Checkliste erfassen und dokumentieren.

Zum Abrufen werden entsprechend geeignete und mit Software ausgerüstete Endgeräte benötigt wie etwa Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone. Das Aufrufen und Abrufen von Dokumenten ist überall dort möglich, wo entweder ein Internetanschluss oder mobiles Internet verfügbar ist.

Welche Vorteile hat die digitale Bauakte?

Für Bauträger, involvierte Handwerksbetriebe und Bauherr ergeben sich eine Vielzahl an Vorteilen, wenn die Bauakte digital geführt und nicht alleine auf die Papierform gestützt wird.

Projektakte stets auf aktuellem Stand

Trotz sorgfältiger Bauplanung ist auf jeder Baustelle mit Überraschungen zu rechnen, sodass sich Termine ändern oder etwas im Bauplan geändert werden muss. Was bei der klassischen Papierakte zu aufwändigen und mitunter langwierigen Änderungsprozessen führt, ist in der Digitalakte kurzfristig änderbar und schnell an alle Beteiligten kommunizierbar.

Der Aktenzugriff ist in Echtzeit möglich, wenn Änderungen bei der Bauplanung am Computer abgeschlossen wurden. Änderungen im CAD System lassen sich ohne Umwege in die elektronische Bauakte übernehmen, um sofort zur Verfügung zu stehen.

Wartezeiten und lange Wege entfallen

Der Zugriff auf die digitale Bauakte ist von jedem Standort und zu jedem Zeitpunkt möglich. Geänderte Baupläne, neue Termine, dringend zu erledigende Aufgaben sind sofort nach dem Einpflegen in die Digitalakte abrufbar. Somit entfallen Wartezeiten und lange Wege, um zum Beispiel den geänderten Bauplan vom Konstruktionsbüro zur Baustelle zu schaffen.

Schnelles Delegieren einzelner Aufgaben am Bau

Kommt es auf der Baustelle zu kurzfristigen Änderungen, unvorhergesehenen, aber notwendigen Arbeiten, können diese im Rahmen der digitalen Bauakte eingetragen, delegiert und abgerufen werden. Insbesondere bei kurzfristigen Notwendigkeiten ist gleichzeitig die lückenlose Dokumentation sämtlicher Kommunikation gewährleistet, was auch im Hinblick auf die Kostentransparenz von Vorteil ist.

Baubegleitende digitale Beweisführung

Die Digitalbauakte dient der Beweisführung, welche Stand, Fortschritt und Bauablauf lückenlos dokumentiert und von der auch das sogenannte Bautagebuch integraler Bestandteil ist. Von Materialbedarf über Ausführungs- und Fertigstellungstermine bis hin zu Verantwortlichen archiviert die digitale Bauakte rechtssicher alle Informationen rund um das Bauprojekt.

eBauakte steigert das Kundenvertrauen

Mit der digitalen Bauakte hat der Bauträger die Möglichkeit, dem Auftraggeber Zugang zum Fortschritt des Bauprojekts zu geben. Enthält diese eine Aufschlüsselung über verbrauchte Materialien, geleistete Arbeitsstunden und ähnliche Informationen rund um den Ablauf der Baustelle, kann der Kunde des Bauunternehmens Rechnungen leicht nachvollziehen und sich vom Baufortschritt selbst überzeugen.

Dies reduziert häufiges Nachfragen vom Bauherr und steigert das Vertrauen des Kunden in den Bauträger sowie alle involvierten Fachfirmen, die am Bauprojekt mitwirken. Durch den Einblick in die Digitalakte lässt sich der individuelle Aufwand für Rapporte reduzieren und der Bauablauf effizienter gestalten.

Strukturierte Gliederung digitaler Bauakten

Um bestmögliche Nutzung durch die digitalisierte Projektakte zu gewährleisten, sollte die Aktenordnung über ein Register verfügen. Darin enthalten sind unter anderem diese Informationen:

• Datenblätter mit relevanten Baustellenangaben
• Pläne, Zeichnungen und weitere Vertragsunterlagen
• Übersicht zum Abruf von Baumaterialien
• Tagesberichte der Baustelle (Baumaßnahmen, Bauunterhaltungsmaßnahmen)
• Kontaktdaten aller Beteiligten und Ansprechpartner

Eine gut durchdachte Aktenstruktur sorgt für einen bestmöglichen Überblick und intuitiven Umgang mit der eBauakte. Diese erlaubt im Übrigen durch Texterkennung und Stichwortsuche ein schnelles Auffinden benötigter Informationen. Damit unterstützt die digitale Bauakte effizienteres Arbeiten.