Aufgaben und Pflichten einer Hausverwaltung

Vermieter größerer Objekte haben einen hohen Aufwand rund um das Mietobjekt. Mieter kommen, Mieter gehen und immer wieder gibt es Ärger in der Hausgemeinschaft, wenn ein Teil der Mietparteien gewissenhaft die Hausordnung der Mietgemeinschaft einhält, während die ein oder andere Mietpartei aus der Reihe tanzt. Ein typisches Beispiel ist das Einhalten des Reinigungsplans. Aber auch, wer eine Wohnung vermieten will, kann dafür eine Verwaltung beauftragen. Immobilienbesitzer vertrauen daher gerne auf eine Hausverwaltung, die einerseits den Vermieter entlastet, andererseits sich aber auch als Ansprechpartner für die Mieterbelange versteht. Wir gehen der Frage auf den Grund, wie Mieter und Vermieter von einer Hausverwaltung profitieren und welche Pflichten und welche Aufgaben und Pflichten die Verwaltung erfüllen sollte.

Was ist eine Hausverwaltung?

Hausverwalter bzw. Mietverwalter verwalten Immobilien, die fremde Immobilien verwaltet. Sie sind also nicht selbst der Immobilienbesitzer. Es gibt keine gesetzlichen Regelungen über Aufgaben und Pflichten von Hausverwaltern. Diese ergeben sich jedoch aus den Vereinbarungen, die zwischen Objekteigentümer und Hausverwalter vertraglich getroffen werden.

Umfang der Dienstleistungen, die der Verwalter im Auftrag des Eigentümers zu erbringen hat, werden also individuell verhandelt; der Eigentümer kann mehr oder weniger umfangreich Aufgaben an den Dienstleister delegieren. Durch die Beauftragung eines Verwalters erlischen die Eigentümerpflichten nicht, sondern der Eigentümer entlastet sich lediglich bei den administrativen Aufgaben, indem er den Mietverwalter gemäß der vertraglichen Vereinbarung handlungsbevollmächtigt.

Typische Aufgaben einer Mietverwaltung

Welche Aufgaben und Pflichten dem Verwalter einer Immobilie zukommen, ist immer einzelfallabhängig, jedoch gibt es typische Aufgaben und Pflichten, die Eigentümer eines Immobilienobjekts an Verwalter abgeben.

Dazu gehören häufig u. a. diese Aufgabenbereiche:

• Wohnungsausschreibungen zur Neuvermietung
• Vereinbarung und Durchführung von Wohnungsbesichtigungen
• Mieterprüfung sowie Wohnungsübergabe
• Wohnungsabnahme bei Auszug
• Beauftragung von Handwerkern / Renovierungsarbeiten (nach Auszug)
• Haushaltsauflösungen (z. B. bei Zwangsräumungen, Versterben des Mieters)
• Hausmeistertätigkeiten
• Gebäudeinspektionen, Wartung, Instandsetzungsmaßnahmen
• Verwaltung von Mieterkonten & Mieteinnahmen
• Forderungsmanagement
• Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
• Grundstückspflege (Pflege von Grünanlagen, Treppenhausreinigung, Schneeräumung)

Darüber hinaus kommen weitere delegierte Aufgaben in Betracht, die jedoch davon abhängig sind, inwieweit der Eigentümer an die Verwaltung delegiert.

Wer führt Reparaturen und Wartung durch?

Auch dies hängt davon ab, was Eigentümer und Hausverwaltung vereinbarten. Nebenstehende Graphik zeigt das Leistungsangebot von www.hgm-hannover.de die neben den obligatorischen Aufgaben beispielsweise auch Umzugshilfe, Rauchmelderservice, Winterdienste und viele weitere Leistungen anbietet.

Nicht immer erledigt der Verwalter seine Aufgaben und Pflichten selbst, sondern kann in verschiedenen Bereichen ebenfalls weitere Dienstleister beauftragen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Immobilienverwalter selbst Maler und Gartenlandschaftsbauer beschäftigt, jedoch keine Elektriker. Dann beauftragt die Verwaltung einen externen Fachbetrieb, während Pflege der Wohnanlage sowie Malerarbeiten durch die Angestellten des Verwalters durchgeführt wird.

Wer ist Ansprechpartner für den Mieter?

An wen sich Mieter wenden müssen, kann sich unterscheiden. Gibt der Eigentümer umfangreiche Aufgaben und Pflichten an die Hausverwaltung ab, ist es durchaus denkbar, dass in allen Belangen – von Mietinserat über Abschluss des Mietvertrages bis zur Entgegennahme der Kündigung – alles direkt über die Verwaltung abläuft, so dass zwischen Mieter und Vermieter kein direkter Kontakt notwendig ist.

Denkbar ist aber auch, dass der Vermieter viele administrative Angelegenheiten (von Auswahl des Mieters bis zu Wohnungsübergabe und Wohnungsabnahme) vom Eigentümer selbst erledigt werden und lediglich die Grünanlage nebst Treppenhausreinigung oder die obligatorischen Tätigkeiten eines Hausmeisters über die Hausverwaltung organisiert werden. Im Mietvertrag oder im Aushang können die Zuständigkeiten und Ansprechpartner genannt werden, damit Mieter wissen, an wen sie sich zu wenden haben.

Unabhängig davon, ob der Vermieter eine Verwaltung beauftragt oder nicht, können Mieter nähere Information über die Rechte und Pflichten seitens Eigentümer und Verwaltung im Wohnungseigentumsgesetz (WEG bzw. WoEigG) nachschlagen. Hier sind insbesondere die §§ 21, 23, 24, 25, 27, 28, 43 relevant.

Vorteile und Nachteile für Mieter und Vermieter

Insofern der Vermieter sich nicht um alle Belange rund um die Immobilie selbst kümmert, müssen die Mieter mit Mehrkosten rechnen, da sie letztlich die Dienstleistungen von Hausverwaltungen durch die Umlage auf alle Mietparteien finanzieren. Dennoch ergeben sich ein paar Vorteile, wenn der vielbeschäftigte Hauseigentümer oder Wohnungseigentümer eine Verwaltung einschaltet.

• Nicht immer ist der Immobilieneigentümer am gleichen Ort ansässig, wo die Immobilie liegt. Jedoch schalten Eigentümer ortsansässige Verwaltungen ein, da dies einfach praktisch ist und sich bei der Terminierung vorteilhaft erweist. So haben Mieter den Vorteil, dass bei Bedarf jemand sich ortsnah und zeitnah kümmern kann.
• Im Gegensatz zu den meisten Eigentümern haben Hausverwaltungen in der Regel verbindliche Geschäftszeiten. Mieter haben daher eine gewisse Verbindlichkeit, wann jemand zu erreichen ist.
• Nicht jeder Eigentümer ist ein versierter Vermieter. Mietverwalter sind Experten und haben sowohl Erfahrung wie auch Routine im Verwalten von Wohnungen und Häusern.

Immobilieneigentümer werden also rundum entlastet, die Mietparteien haben gut erreichbare und kompetente Ansprechpartner. Ein äußerst gewichtiger Vorteil für die Mietgemeinschaft ist insbesondere dann gegeben, wenn die Verwaltung des Objekts mit Reinigung und Pflege der Mietanlage betraut ist.

Dann ist sichergestellt, dass Grundstück, Grünanlagen und das Objekt selbst gepflegt bleiben und die Hausgemeinschaft hat einen häufigen Streitpunkt weniger. Daher ist die Beauftragung einer Hausverwaltung auch in einem Haus mit mehreren Wohnungseigentümern durchaus eine tolle Sache, die für Ordnung im Haus sorgt und dem friedlichen Miteinander der  Eigentümergemeinschaft Rechnung trägt.